Artykuł Sylwi Szalewskiej z wydania 3/2009 magazynu WORKPLACE biuro możliwości :

     Dobra organizacja

      Wygląd i funkcjonalność recepcji jest równie ważna z punktu widzenia klienta, jak i jej
      pracownika. O ile ten pierwszy swoją uwagę skupia z reguły na estetyce miejsca, dla tego
      drugiego ważniejszy jest komfort pracy.

Strefa recepcji znajdująca się w każdej firmie jest pierwszym miejscem, do którego trafiamy jako klient. Tu liczy się jakość informacji, jakie otrzymujemy, oraz sposób ich przekazywania. Komunikacja w recepcji odbywa się dwoma kanałami – werbalnym i niewerbalnym. Ten pierwszy w głównej mierze zależy od obsługi, czyli recepcjonistów. Stanowią oni żywy element identyfikacji firmy. Można pokusić się nawet o stwierdzenie, że klienci zewnętrzni postrzegają organizację przez pryzmat twarzy recepcjonistów, bo są z reguły pierwszą osobą, z jaką wchodzą w interakcję. Powitanie, przekazanie informacji, zaproszenie na spotkanie – wymagają posiadania wiedzy o firmie oraz umiejętności interpersonalnych. Kompetentni recepcjoniści są poszukiwani na rynku pracy, o czym świadczyć może rosnąca liczba firm zajmujących się rekrutacją pracowników recepcji. Obowiązki recepcjonisty nie ograniczają się jedynie do funkcji reprezentatywnej. Recepcja to także centrum informacyjne całej firmy. Recepcjonista ma za zadanie panować nad przepływem wiadomości, a ta kontrola potrzebuje miejsca pracy dopasowanego do potrzeb.

Z punktu widzenia klienta

Elementy aranżacji i wyposażenia wnętrza, jego organizacja to niewerbalny komunikat kierowany w stronę klienta, który przekracza próg budynku, informacja o obiekcie, ale także o firmie i jej kulturze. W latach 90. recepcje przeniosły się na otwarte przestrzenie, gdzie poczekalnie sąsiadowały z powierzchniami pracowniczymi. Niefortunne rozwiązanie dziś już odchodzi do lamusa. Obecnie recepcja i lobby oddzielona jest od reszty środowiska biurowego, stanowi integralną część holu.

Hol recepcyjny, stanowiący wizytówkę każdego obiektu, powinien posiadać wymaganą powierzchnię użytkową.  W strefie wejściowej istotne jest wygospodarowanie niezbędnego miejsca dla gości oczekujących. Recepcja,  przejmując funkcję strażnika budynku, powinna być tak usytuowana, by umożliwić recepcjoniście wzrokowe objęcie  przestrzeni od drzwi wejściowych do wind. Najlepszą lokalizacją jest ta, gdzie recepcja znajduje się na wprost drzwi  wejściowych. Ponadto konieczne jest, by była ona wyraźnie oznakowana i widoczna już od wejścia.

Powierzchnia holu recepcyjnego może być zróżnicowana i zależy w dużej mierze od kategorii i charakteru obiektu. Na rynku występują zróżnicowane tendencje, dotyczące wielkości i wyposażenia holi recepcyjnych. Spotkać możemy rozwiązania, które ograniczają powierzchnię recepcyjną na rzecz punktów gastronomicznych i handlowych. Kiedy indziej hol recepcyjny traktuje się jako powierzchnię integracyjną, w której obok elementów ściśle funkcjonalnych znaleźć można wydzielone rejony biernego wypoczynku. Wszystkie rozwiązania są podporządkowane idei przewodniej wywarcia silnego wrażenia i stworzenia atmosfery niecodzienności.

Centralnym punktem recepcji jest lada recepcyjna. Uniwersalne lady wypierane są stopniowo przez projekty powstające na indywidualne zamówienie. Lada recepcyjna powinna być rozplanowana tak, by wszystkie elementy niezbędne do sprawnej obsługi były w zasięgu ręki lub wzroku. Musi również spełniać wymagania estetyczne, wynikające z koncepcji wnętrza. Od strony funkcjonalnej powinna być meblem dostosowanym do warunków antropometrycznych i ergonomicznych wynikających z pracy recepcjonisty.

Maciej Ławniczak – Fabryka Mebli Biurowych Maro:

Zasadnicze wymiary lady recepcyjnej kształtują się następująco:

-- wysokość blatu roboczego (licząc od -- poziomu posadzki) – w granicach od 72 do 80 cm (praca siedząca),
-- wysokość pulpitu dla obsługi gościa – w granicach od 110 do 120 cm, (obsługa na stojąco),
-- wysokość pulpitu umożliwiająca obsługę osoby niepełnosprawnej
– maksymalnie 90 cm, z podjazdem o wysokości minimalnej 67 cm,
-- wysokość półki odkładczej, od strony holu – w granicach od 60 do 70 cm,
-- szerokość pulpitu dla gościa – w granicach od 20 do 40 cm,
-- szerokość półki odkładczej – w granicach od 12 do 40 cm,
-- całkowita szerokość lady recepcyjnej – w granicach od 60 do 90 cm.

Jako jeden z elementów aranżacji, lada powinna korespondować z pozostałymi elementami wyposażenia, na zasadzie dopełnienia bądź kontrastu, który wyróżni je jako miejsce centralne. Materiał, kształt i kolor – tutaj pole manewru jest niezwykle szerokie. Kanonu nie ma. Do jej budowy używa się różnorodnych materiałów, np. drewna, kamienia, mas różnorodnych tworzyw sztucznych. Powierzchnia, z którą styka się gość, powinna sprawiać wrażenie „ciepłej”, być trwała i łatwa w utrzymaniu czystości.

Otoczenie recepcji

Wygodne sofy i fotele, wraz ze stolikami prasowymi i marketingowymi, goszczą w większości współczesnych stref recepcyjnych. Siedzenia w strefie recepcyjnej mają charakter wizytowy, jednak z racji na częstotliwość ich wykorzystywania – ulegają zużyciu. Warto więc zadbać o to, by materiał, z jakiego będą wykonane, był trwały i odporny na zabrudzenia.

Polecane są zwłaszcza: skóra naturalna – elegancka i o wysokiej trwałości (warunkiem jest właściwa konserwacja), alcantara (piękna, lecz droższa nawet od skóry), wełny naturalne i wełny z domieszkami oraz skaden (ekoskóra). W doborze sof i kanap istotną rolę odgrywa właściwa proporcja i konstrukcja mebla - tj. miękkie siedziska o lekkiej konstrukcji, nie zanadto głębokie, oparcie niezbyt wysokie. Tapicerki powinny być gładkie i jednobarwne. Bardzo ważne jest, by pamiętać o atestach, jakie powinny posiadać:

-- higieniczny,
-- trudnozapalności,
-- podwyższonej odporności na ścieralność,
-- odporności na światło.

Zgodnie z obowiązującymi trendami zalecana kolorystyka sof i siedzisk recepcyjnych to: ożywiające wnętrze kolory tkanin obiciowych (m.in. fiolet, pomarańcz, czerwień, zieleń, niebieski), ale także kolory neutralne – czerń i szarości – oraz bardzo modna ostatnio biel (głównie w nowoczesnych, surowych wnętrzach biurowych). Kwiaty lub tzw. zielone ściany to dodatki, które swoją obecnością wprowadzają do przestrzeni recepcji element naturalny. I choć spierać się można, czy to dobra inwestycja, bo bywa nietrwała, to zaręczam, że jeśli są one zadbane – stanowią dodatkowy walor. Należy jednak pamiętać, że kwiaty powinny być odpowiednio dobrane. Niewskazane są te, które kwitną i wydzielają olejki eteryczne, bowiem wywołać mogą one reakcję alergiczną. W przestrzeniach publicznych sprawdzają się różne rodzaje.

Chaos opanowany

Recepcję podziel ić można na wewnętrzne strefy, pomiędzy którymi porusza się recepcjonista. Płynne przechodzenie od zadania do zadania jest kluczem do prawidłowego funkcjonowania całej komórki. Praca recepcji nie była by możliwa bez sprzętu komputerowego oraz różnego rodzaju szafek, kontenerów itp. Rażącym błędem popełnianym przy projektowaniu recepcji jest brak estetycznego ukrycia sprzętów komputerowych oraz wszelkich narzędzi potrzebnych do pracy recepcjonisty. Monitory wraz z komputerami powinny być wkomponowane w ladę recepcyjną tak, aby znajdował się poza zasięgiem wzroku gości. Recepcja, jak wspomnieliśmy, potrzebuje wielu szafek i półek – jest to ważny element w miejscu, gdzie przepływ informacji jest najważniejszy, a zagubienie dokumentów może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Istotną rolę zaczyna odgrywać podręczny sejf, do którego trafiają cenne papiery, pieniądze i informacje, ponieważ nie zawsze managerowie są w stanie odebrać cenne rzeczy, a pozostawienie ich na gabinetowych biurkach może być ryzykowne. Taki darmowy depozyt w wielkich biurowcach zaczyna być standardem.

Sylwia Szalewska

m-office Sp. z o. o.